Como organizo minha vida usando o Notion

Hoje de manhã postei no meu Instagram que tinha concluído a primeira atividade do meu dia, e neste post mostrei minha conta no Notion enquanto marcava a caixinha de done na minha agenda semanal.

Não demorou para muitas pessoas me enviarem directs perguntando qual era o aplicativo que estava usando.

Eu já tinha planejado falar por aqui sobre como organizo minha vida com o Notion, então já que as pessoas estão curiosas sobre essa ferramenta, decidi abordar esse tema aqui hoje.

Antes de te falar sobre os aspectos da minha vida que coloco nesta ferramenta incrível, e como faço isso, quero falar um pouco sobre o que é o Notion e como conheci a plataforma.

O que é? Onde vive? Do que se alimenta?

O Notion é uma ferramenta de gestão. Não gosto de compará-la com outras soluções que já usei como: Evernote, Trello, Asana, To-do List e Google Agenda, por que o Notion é tudo isso e mais um pouco.

Eles se autodenominam uma ferramenta “all-in-one workspace”, ou seja: a proposta é ter tudo o que você precisa para organizar sua vida num só lugar!

O Notion vive na web, no seu descktop e no seu smartphone! Eu utilizo o aplicativo do Notion instalado no meu Windows e no meu Iphone. Então estou sempre conectada com as minhas atividades e com minha organização pessoal e profissional.

O que alimenta o Notion são nossas ideias, atividades, objetivos, planos, hábitos e tudo mais que você desejar organizar e documentar. Esta é uma ferramenta muito múltipla, e por isso há uma curva de aprendizagem para sua utilização.

Quando criei minha conta lembro que separei um dia para “organizar” meu Notion, e colocar lá tudo o que era importante para mim. Porém, não funcionou bem assim. Criei algumas páginas e transferi algumas informações do Asana para o Notion, porém foi com o uso diário que fui entendendo como aproveitar melhor a ferramenta, e onde eu realmente precisava colocar meus esforços para me organizar melhor.

Como conheci o Notion?

Foi numa aula da Alcantara, Julia que tive meu primeiro contato com a ferramenta. Ela mostrou como estava usando o Notion para gerir suas marcas e empresas, e lembro-me da sua ênfase em como a plataforma é aberta, e que cada um encontra um jeito de usá-la ao seu favor. E essa é a mais pura verdade.

Neste dia criei a minha conta, mas confesso que não aderi a ferramenta de imediato. Foi depois que o Fábio, meu marido, começou a usar o Notion para suprir uma necessidade bem específica do trabalho dele — compartilhando comigo o processo— que fui entendendo como poderia adaptar a ferramenta às minhas necessidades, e daí não parei mais!

Deixa eu te contar então como o Notion me ajuda a organizar a minha VIDA todinha:

Minha agenda semanal

A primeira solução que quero mostrar e falar a respeito é sobre minha agenda semanal, afinal foi ela que motivou este post.

Já faz anos que planejo as atividades da minha semana para conseguir ver o “todo”. Inicialmente no papel, com Google Agenda e até somente na cabeça — coisa que nunca dá certo.

Eu gosto de fazer isso no domingo ou na manhã de segunda-feira. O princípio é simples: listar todas as coisas que preciso fazer na semana e distribuir entre os dias. Incluo também compromissos “marcados” e atividades recorrentes.

Para organizar isso no Notion eu selecionei o template de página “Weekly Agenda” e realizei a personalização de dividir o dia em manhã, tarde e noite. Então o que faço na prática quando sento em frente ao notebook para organizar minha semana é o seguinte:

• Arquivo todas as atividades finalizadas da semana anterior (para isso o template já traz uma página de arquivo):

• Analiso as atividades não concluídas — sim, isso acontece sempre — e verifico se serão realizadas na semana que se inicia. Caso contrário, arquivo essas atividades também.
• Depois de “limpar” a página eu atualizo as datas no cabeçalho.
• Agora é a hora de listar todas as atividades que quero realizar na semana, além de lançar as tarefas recorrentes (como a corrida de 10min pela manhã, e o post diário aqui no Medium).
• Se tenho alguma reunião ou compromisso marcado eu coloco no Notion também, apenas para sinalizar que naquele período estou envolvida com alguma outra atividade.
• A organização começa no domingo ou na segunda, mas continua na semana toda! Novas atividades vão entrando no planejamento ao longo da semana, e as vezes preciso reorganizar a distribuição das atividades por que sim — infelizmente — coisas saem do nosso controle e imprevistos acontecem.
• Ainda estou tentando encontrar o meu “modelo ideal” de quais atividades lançar na agenda mensal. Por princípio coloco lá as coisas que não posso esquecer. Além de atividades para as quais preciso de uma motivação para continuar executando, como a corrida matinal de 10min! Essa é uma atividade pequena, um novo hábito que estou tentando incluir no meu dia, então listar essa tarefa e posteriormente riscá-la da minha lista me motiva a continuar.
• De forma geral, estou evitando lançar na agenda atividades pequenas, coisas de 5 ou 10 minutos que eu resolvo rápido e não demandam muita atenção ou planejamento.

Para finalizar esse tópico, quero te falar algo importante: revisite seu arquivo! De tempos em tempos abra a página de arquivo e relembre todas as atividades que você arquivou. Tenha gratidão pelas atividades concluídas e analise se vale a pena retomar alguma atividade que não foi finalizada. Este tem sido um exercício muito rico para mim!

Minha lista de leituras

Em 2020 a única meta que defini foi a de retomar meu hábito de leitura. Planejei ler 12 livros no ano e acabei conseguindo ler 20, o Notion me ajudou bastante nesta tarefa!

Aqui novamente usei um dos templates do Notion, a página “Reading List”. Este template fornece um modelinho de repositório de leitura, onde você pode colocar links de todo tipo de mídia que deseja estudar ou ler.

Eu personalizei o meu colocando uma página para rastrear os livros lidos no ano:

Além de uma tabela para comparar os preços dos livros na minha lista: livro físico x livro digital:

Foi assim que decidi investir no meu Kindle!

Em 2021 aumentei minha meta de leitura para 24 livros, e lógico que estou usando o Notion para me ajudar nessa missão:

Para atingir minha meta preciso manter uma constância de leitura de 2 livros por mês. Então o que eu fiz aqui foi colocar as minhas leituras numa linha do tempo, levando em consideração o tamanho do livro e os temas abordados — eu gosto de mesclar a leitura de ficção/autodesenvolvimento com livros mais técnicos de gastronomia.

E é nesta página que quero mostrar para vocês uma das funcionalidades mais legais do Notion: você pode “ver” as suas informações organizadas de diferentes formas.

Fica um pouco difícil de explicar como funciona isso, mas é basicamente o seguinte: você pode definir “views” diferentes para mostrar o conteúdo de uma página. Neste exemplo você viu acima a visualização de timeline, mas eu utilizo também uma visualização de lista para organizar minhas leituras:

Perceba que nesta visualização de lista o Notion me mostra algumas informações que cadastrei:

• Nome do livro
• Categoria do livro (tag colorida)
• Período da leitura (data que pretendo começar e terminar a leitura)
• Quantidade de páginas
• Status da leitura (tag colorida novamente)
• E check-box (caso o livro esteja disponível no Kindle Unlimited)

Essa é uma ferramenta maravilhosa para te ajudar a ver suas informações da forma como você precisa, dependendo do seu objetivo naquele momento!

Minha gestão de encomendas

Eu recebo algumas encomendas de doces e outras comidinhas que preparo com muito carinho, e é claro que o Notion está presente para me ajudar na gestão dessas encomendas, sem perder nenhum prazo, e nem esquecer de cobrar algum cliente!

Para organizar as encomendas eu uso principalmente a view de quadro. Neste caso eu criei minha página do zero, e personalizei para inserir nos cards as informações que são importantes para minha gestão:

• Nome da encomenda
• Status (tag colorida que fica conectada com as colunas do quadro, delimitando a evolução da encomenda no meu processo)
• Clientes
• Data de entrega
• Quantidade
• Tipo de produto (também com tags coloridas para facilitar o cadastramento de informações)
• Valor
• Status do pagamento

Meu caderno de receitas

Sim, estou transcrevendo meu caderno de receita para o Notion! Preciso dar o crédito desta ideia para o Fábio, o mérito foi todo dele. Comentei que precisava comprar um caderno de receitas novo, para deixar todas anotadas no mesmo lugar e ele me falou: “Por que você não cadastra no Notion?”

Lembro que argumentei, fui meio resistente no início, mas ainda bem que dei o braço a torcer!

Além de cadastrar as receitas muito rápido (posso ir duplicando as páginas e alterar rapidamente os ingredientes e modo de preparo), ainda consigo organizar as receitas por tipos.

Mas esse não é o principal benefício de se ter um caderno de receitas digital, este aqui é:

Levo ele comigo em todo lugar!

Viajei para o nordeste? Todas as minhas receitas estavam comigo.

Estou na cozinha com a mão na massa? O aplicativo do Notion está aberto com as receitas na tela. Sem rasuras, sem manchas de comida, sem confusão.

Meu inventário da cozinha

Minha mente não tem limites quando se trata de usar o Notion!

Precisava de uma forma de controlar as matérias-primas que tenho na cozinha. Afinal, quem nunca comprou algo que já tinha muito, ou esqueceu de comprar algo que estava em falta?

Como cozinho muito, e para diferentes necessidades: doces, salgados, produtos sem glúten, receitas sem lactose ou veganas; acabo tendo uma vastidão de ingredientes diferentes no meu armário.

Para controlar e organizar melhor isso eu criei uma página de inventário:

Nesta página eu usei um modelo de tabela e coloquei as seguintes informações:

• Nome do produto
• Quantidade que tenho em estoque
• Quantidade de potes ou pacotes que tenho do produtos (ex.: tenho 2,5 kg de farinha de trigo para pão, distribuídos em 2,5 pacotes, desta forma sei que já tenho um pacote aberto e devo iniciar a receita usando ele)
• Onde os produtos estão armazenados (se no próprio pacote, ou num pote especial, as vezes tenho produtos nos dois, e vou repondo do pacote para os potes conforme uso)
• Status do produto é a tag colorida que me sinaliza que preciso comprá-lo
• Por fim lanço a data de atualização do inventário

O legal desse sistema é que posso filtrar rapidamente pelo produtos com a tag “comprar” e assim compor minha lista de compras.

Se você também sente dificuldades em organizar seu armário/ geladeira e produtos de cozinha em geral, compartilhei essa página como um template do Notion, então você também pode usar esse modelinho para se organizar.

Esse é o link do template >> abra a página e clique em “duplicar” para salvar na sua conta e poder editar.

Minhas metas para 2021

Claro que não podia deixar de fora da minha organização pessoal as metas para esse novo ano que começou.

Em 2021 eu criei vergonha na cara e realmente criei um plano:

Eu e o Fábio compartilhamos essa página pois algumas das nossas metas são conjuntas. Mas no geral dividimos nossos objetivos em algumas categorias principais e dentro de cada categoria dessas listamos as metas:

Dentro da minha categoria de estudos, por exemplo, tenho 2 metas. E na hora de cadastrá-las eu configurei no Notion os campos para criar uma meta SMART (específica, mensurável, atingível, realista e com tempo definido).

Ufa! Este texto ficou bem grande, e fico feliz que você tenha chego até aqui.

O Notion é uma ferramenta que tem me ajudado muito, e é um prazer compartilhar com você algumas inspirações e ideias para aproveitar essa super ferramenta para te ajudar também!

O Notion funciona com um plano Personal gratuito, e possui também algumas opções de upgrade.

Se você tem medo de manter todas as suas informações numa plataforma a boa notícia é: com o Notion você pode exportar suas páginas como PDF. Ou seja, se eu quiser encerrar minha conta no Notion posso exportar todo o meu caderno de receitas — por exemplo — e ficar tranquila sem perder nada importante.

Me conta de você gostou desse tour pela minha vida no Notion?

Ah, e se você também uma a ferramenta de alguma forma legal compartilha aqui comigo, vou amar saber.